Уменьшаем размер документов Word. Как правильно сжать файл Word Сжатие документа ворд онлайн

Многие пользователи, может быть слышали про утилиту оптимизации PPTminim , которая служит для сжатия и уменьшения размера презентаций Microsoft Office PowerPoint и документов формата Word . Утилита PPTminimizer была переименована и вновь появилась, как FILEminimizer Suite , в настоящее время версия 5.0 с дополнительными возможностями и функциональностью. Утилита FILEminimizer Suite сжимает PowerPoint, Word и Excel файлы и уменьшает размер файла до 98% с помощью интеллектуального программного обеспечения и техники сжатия файлов, которая сжимает картинки и встроенные объекты, сохраняя исходный формат и качество файла.

Преимуществом FILEminimizer Suite является то, что оптимизированные офисные файлы остаются в исходном формате и гораздо меньше по объёму. Средний файл PPT PowerPoint , остаётся в прежнем формате PPT . Файлы не остаються, как сжатый архив, который пользователю требуется распаковать или извлечь при открытии.

Утилитой FILEminimizer Suite полезно сжимать офисные файлы для меньшего размера оставляя их в оригинальном формате, так что конечные пользователи могут открывать, просматривать, изменять, редактировать и печатать файлы непосредственно с помощью соответствующего приложения Office . Меньший размер файла идеально подходит для совместного их использования в Интернете или отправки по электронной почте как вложения.

Особенности FILEminimizer Suite :

Управление сжатием для PowerPoint, Word и Excel до 98% — 50 МБ документ сжимается до 1 МБ в размере.
Компрессирует PowerPoint 2007, Word 2007, Excel 2007 файлы — полная оптимизация PPTX, DOCX, XLSX файлов.
Сжатие «старых» PowerPoint 97 до 2003, Word 97 до 2003, Excel 97 до 2003 файлов — полная оптимизация PPT, DOC, XLS файлов.
Сжатие изображений и внедренных объектов и уменьшение размера офисных файлов.
Сохраняет исходный формат файла – можно просто редактировать, просматривать и изменять его без необходимости распаковки.
Сжатие StarOffice и OpenOffice файлов, если они сохраняются в формате Microsoft.
Компактное издание запускается непосредственно с компакт-диска или USB-флэш — не требует установки.
Встроенная функция поиска находит все файлы на оптимизируемом ПК.
«Drag & Drop» файлы непосредственно в FILEminimizer оптимизируються сразу несколько файлов (пакетная обработка).
Надстройки для PowerPoint, Word, Excel и Windows Explorer.
Упаковка: можно отправить оптимизированные вложения по электронной почте одним нажатием кнопки.
Надстройка Outlook: сжатие PowerPoint, Word и Excel вложений автоматически перед отправкой.
Полная совместимость с Windows Vista.

Утилита FILEminimizer Suite лучше всего работает на офисных файлах, которые содержат изображения, картинки, фотографии и внедренные объекты таблиц Excel, Excel графики, документы Word, Visio диаграммы, CAB чертежи и т.д. Для обеспечения максимального сокращения размера файла, FILEminimizer Suite может преобразовать этим внедренным объектам простые картинки (сгладить объекты), значительно уменьшить размер объектов, хотя некоторые пользователи, которым требуется иметь дело непосредственно с объектами не рекомендуется, чтобы объекты имели сглаживание. Для офисных документов для всего текста, процент сокращения размера файла игнорируется или не будет какого-либо сокращения размера файла, как показано на рисунке ниже.

Одной из главной процедурой сжатия утилитой FILEminimizer Suite являются картинки, фотографии, графика и изображения в офисных документах. В FILEminimizer Suite , пользователи могут выбрать разные варианты из стандартных — сильный стандарт, и низкая степень сжатия, или определять собственную компрессию на пользовательские разрешения изображений, сохранить или изменить JPEG (. JPG) коэффициент сжатия (качество) и качества для DOC и XLSX форматов.

Утилита FILEminimizer Suite платная и стоит € 34,95 за лицензию. 12 бесплатных прогамм оптимизации (требуется регистрация) и 5 бесплатных пробных версий оптимизатора FILEminimizer Suite . Для пользователей, которым ещё предстоит убедиться в работоспособности FILEminimizer Suite , и они не хотят ничего устанавливать на компьютер,есть FILEminimizer Compact Edition (Standalone) исполняемый файл, который не имеет надстройки для Microsoft Office и может запускаться непосредственно с флэш- диска или CD.

Установочный пакет Microsoft Office 2007, можно скачать в интернете.

После долгого редактирования документы Word нередко увеличиваются до невообразимых размеров. Несложные действия помогут вам уменьшить размер этих файлов.

Сначала разберемся, почему два совершенно одинаковых файла в формате doc могут иметь разный размер. Дело в том, что документ Word хранится в виде так называемого структурированного хранилища OLE (structured storage). Doc-файл содержит самую разнообразную информацию: текст документа, данные форматирования, макросы, описание документа, таблицу стилей и многое другое. Внутри каждого документа Word находится что-то вроде "маленьких файлов". Они называются потоками, и в них-то и размещаются разные виды информации. Потоки объединяются в хранилища (что-то вроде папок или каталогов), и вместе они образуют сложную древовидную структуру, напоминающую файловую систему. Эта структура записывается в каждый doc-файл.

Структурированные хранилища помогают программистам собрать в один файл массу разнородной информации. Но у них есть один серьезный недостаток: хранилища подвержены фрагментации, и между полезными данными часто находится "мусор" (обрывки старых текстов и случайные байты с диска). Особенно много такого мусора будет оставаться в файлах, если включить режим "Сервис > Параметры > Сохранение > Разрешить быстрое сохранение". Когда этот режим установлен, Word оставляет основное содержимое файла нетронутым, а все изменения записывает отдельно от основного текста. Если вы хотите сократить размер doc-файлов, этот режим следует выключить.

Режим быстрого сохранения

Размер файлов, сохраненных в Word 97, почти всегда меньше, чем в последних версиях Word. Установите на свой компьютер две версии Word, и когда вам нужно будет уменьшить doc-файл, откройте его в Word 97, внесите незначительные изменения (например, наберите пробел и удалите его) и сохраните. Иногда файл становится еще меньше, если сохранить его сначала в Word 97, а затем - в Word 2000 или 2003.

Есть и более простой способ. Сохраните doc-файл в формате RTF, а затем снова в DOC. В результате, размер файла может уменьшиться на 10-50%. Однако если в исходном doc-файле содержались макросы, они будут потеряны.

После сохранения в RTF и doc

Можно написать простой макрос, который будет сохранять текущий документ сначала в RTF под тем же именем, затем в формате DOC.

Sub CompressDocFile()
ActiveDocument.SaveAs FileFormat:=wdFormatRTF
ActiveDocument.SaveAs FileFormat:=wdFormatDocument
End Sub

Откройте редактор Visual Basic, нажав Alt+F11. Создайте новый модуль (Insert > Module) и вставьте в него исходный текст макроса. Затем создайте пункт меню или кнопку, которая будет вызывать макрос. Для этого откройте окно "Сервис > Настройка > Команды", выберите в левом списке пункт "Макросы" и перетащите макрос CompressDocFile на панель инструментов.

Объем документа Microsoft Word зависит как от наличия в тексте изображений, так и от типа файла, в котором сохранен документ. Избавившись от ненужных картинок или сохранив файл в «правильном» формате, размеры документа можно сократить порой в несколько раз.

Инструкция

Для начала удалите все ненужные картинки из текста. Если ни одним изображением нельзя пожертвовать, попробуйте все же сначала вырезать их, затем уменьшить их объем с помощью любого графического редактора, и после снова вставить картинки в документ.

К примеру, если изначально в текст было добавлено изображение в формате BMP, то после сохранения того же снимка в JPEG вы сократите размер конечного файла в 10-15 раз! А если потребуется изменить разрешение картинки до требуемого размера, можно выиграть до 80% от первоначального объема!

Если исходных файлов с картинками в вашем распоряжении нет, а вырезав их, вам не удается их сохранить, воспользуйтесь маленькой хитростью. Откройте документ на нужной странице и сделайте «скриншот» (снимок экрана).

Для этого нажмите клавишу Prt Sc на клавиатуре, затем откройте графический редактор Paint и нажмите одновременно Ctrl и V. Изображение появится на экране. Обрежьте фон и сохраните картинку командой «Сохранить как» в формате JPEG.

Чтобы уменьшить документ Word, не содержащий иллюстраций, иной раз достаточно сохранить его в формате docx. Для этого на ваш компьютер должен быть установлен пакет Microsoft Office 2007 или 2010. Чтобы сохранить документ в нужном формате, выберите в меню команду «Сохранить как» и укажите в поле «Тип файла» значение «Документ Word».

Если выбрать «Документ Word 97-2003», файл будет иметь размер в 3-5 раз больше. Однако имейте в виду, что файл формата docx («Документ Word») откроется только с помощью редактора Word версии 2007 или 2010.

Утилита FILEminimizer сжимает PowerPoint, Word и Excel файлы и уменьшает размер файла до 98% с помощью интеллектуального программного обеспечения и техники сжатия файлов, которая сжимает картинки и встроенные объекты, сохраняя исходный формат и качество файла. Преимуществом FILEminimizer является то, что оптимизированные офисные файлы остаются в исходном формате и гораздо меньше по объёму. Средний файл PPT PowerPoint , остаётся в прежнем формате PPT . Файлы не остаються, как сжатый архив, который пользователю требуется распаковать или извлечь при открытии.

Утилитой FILEminimizer полезно сжимать офисные файлы для меньшего размера оставляя их в оригинальном формате, так что конечные пользователи могут открывать, просматривать, изменять, редактировать и печатать файлы непосредственно с помощью соответствующего приложения Office . Меньший размер файла идеально подходит для совместного их использования в Интернете или отправки по электронной почте как вложения.

Особенности FILEminimizer v5.0:

Управление сжатием для PowerPoint, Word и Excel до 98% - 50 МБ документ сжимается до 1 МБ в размере.
Компрессирует PowerPoint 2007, Word 2007, Excel 2007 файлы - полная оптимизация PPTX, DOCX, XLSX файлов.
Сжатие «старых» PowerPoint 97 до 2003, Word 97 до 2003, Excel 97 до 2003 файлов - полная оптимизация PPT, DOC, XLS файлов.
Сжатие изображений и внедренных объектов и уменьшение размера офисных файлов.
Сохраняет исходный формат файла – можно просто редактировать, просматривать и изменять его без необходимости распаковки.
Сжатие StarOffice и OpenOffice файлов, если они сохраняются в формате Microsoft.
Компактное издание запускается непосредственно с компакт-диска или USB-флэш - не требует установки.
Встроенная функция поиска находит все файлы на оптимизируемом ПК.
«Drag & Drop» файлы непосредственно в FILEminimizer оптимизируються сразу несколько файлов (пакетная обработка).
Надстройки для PowerPoint, Word, Excel и Windows Explorer.
Упаковка: можно отправить оптимизированные вложения по электронной почте одним нажатием кнопки.
Надстройка Outlook: сжатие PowerPoint, Word и Excel вложений автоматически перед отправкой.
Полная совместимость с Windows Vista.

Утилита FILEminizer лучше всего работает на офисных файлах, которые содержат изображения, картинки, фотографии и внедренные объекты таблиц Excel, Excel графики, документы Word, Visio диаграммы, CAB чертежи и т.д. Для обеспечения максимального сокращения размера файла, FILEminimizer может преобразовать этим внедренным объектам простые картинки (сгладить объекты), значительно уменьшить размер объектов, хотя некоторые пользователи, которым требуется иметь дело непосредственно с объектами не рекомендуется, чтобы объекты имели сглаживание. Для офисных документов для всего текста, процент сокращения размера файла игнорируется или не будет какого-либо сокращения размера файла, как показано на рисунке ниже.

Одной из главной процедурой сжатия утилитой FILEminimizer являються картинки, фотографии, графика и изображения в офисных документах. В FILEminimizer , пользователи могут выбрать разные варианты из стандартных - сильный стандарт, и низкая степень сжатия, или определять собственную компрессию на пользовательские разрешения изображений, сохранить или изменить JPEG (. JPG) коэффициент сжатия (качество) и качества для DOC и XLSX форматов.

Утилита FILEminimizer платная и стоит € 34,95 за лицензию. 12 бесплатных прогамм оптимизации (требуется регистрация) и 5 бесплатных пробных версий оптимизатора FILEminimizer ,. Для пользователей, которым ещё предстоит убедиться в работоспособности FILEminimizer , и они не хотят ничего устанавливать на компьютер,есть FILEminimizer Compact Edition (Standalone) исполняемый файл, который не имеет надстройки для Microsoft Office и может запускаться непосредственно с флэш- диска или CD.

Установочный пакет Microsoft Office 2007 , можно скачать в интернете.

Руководство по уменьшению размеров «вордовских» файлов.

Навигация

Люди, которым приходится много работать в текстовом редакторе Microsoft Word , наверняка замечали, что определенные документы Word имеют размер 20 – 30 Кб , а размер некоторых доходит до 40 – 50 Мб . Такая разница в весе файлов может быть обусловлена как форматом самого документа, так и присутствием в его тексте сторонних материалов: картинок, разного рода таблиц и тому подобного.

Нет ничего страшного, если на компьютере хранится файл такого размера в единственном экземпляре. Но если таких документов десятки или даже сотни, то они просто «съедят» все свободное место на жестком диске.

В данной статье Вы найдете подробную инструкцию по правильному сжатию документов Word и уменьшению их размеров в несколько раз.

Как сжать документ Ворд до нужного размера?

Как уже говорилось ранее, вес документов Word напрямую зависит от их содержимого. То есть, если Вы добавляете в документ картинку весом в 1 Мб, то ее размер приплюсовывается к размеру текста. Есть три простых совета по уменьшению общего размера документа Word :

Совет 1 .

Избавьтесь от всех лишних изображений в документе Word , если такая возможность существует. Если же все картинки, содержащиеся в файле, жизненно необходимы, то попробуйте обрезать их и снизить качество изображения в любом доступном Вам графическом редакторе, после чего вновь добавьте их к документу.
В том случае, если у Вас отсутствуют исходные изображения, а вытащить их из документа по какой-то причине не получается, тогда сделайте скриншот с помощью кнопки «Print Screen » на клавиатуре, откройте графический редактор Paint и обрежьте на скриншоте все лишнее.

Совет 2 .

При добавлении изображений в «вордовский» документ удостоверьтесь, что они имеют формат JPG . Многие люди не обращают на это никакого внимания и сохраняют картинки в формате PNG , размер которого в значительной степени превышает формат JPG , но при этом само качество изображения не сильно отличается.

Совет 3 .

Если в Вашем документе Word отсутствуют какие-либо изображения, но при этом есть таблицы или даже просто текст, для уменьшения размера документа сохраните его в формате «docx » (если ранее он имел формат «doc »). Данный формат «вордовского» документа доступен в версии редактора Microsoft Word 2007 и в более поздних.
Вам потребуется в меню «Файл » выбрать пункт «Сохранить как » и в открывшемся окошке выбрать формат документа «docx ».
Причина, по которой документы формата «docx » весят в четыре или пять раз меньше документов формата «doc » заключается в том, что разработчики компании Microsoft в корне переписали и доработали весь пакет Microsoft Office 2007 и выше, после чего новый формат файла стал представлять собой архив RAR или ZIP .

Как уменьшить вес изображений в графическом редакторе Paint?

Если Ваш документ Word содержит большое количество изображений, размер которых требуется уменьшить, но Вы не имеете даже малейшего представления о том, как это сделать, то проделайте следующие действия:

Шаг 1 .

Запустите стандартный графический редактор «Paint », который присутствует во всех версиях операционной системы Windows .
Для этого откройте меню «Пуск », раскройте раздел «Все программы », найдите папку «Стандартные » и щелкните по значку редактора «Paint ».

Шаг 2 .

После открытия редактора в верхнем правом углу щелкните по значку в виде документа для вызова основного меню и в нем выберите пункт «Открыть ».
В появившемся окошке проводника найдите на компьютере изображение, размер которого Вы хотите уменьшить, и откройте его в программе.

Шаг 3 .

В нашем примере изображение настолько большое, что в рабочую область редактора помещается лишь малая его часть. Для начала необходимо уменьшить его расширение.
Для этого щелкните по иконке «Изменить размер или наклонить » на панели инструментов, которая находится в верхней части основного окна программы.

Изображение 4. Переход к инструменту изменения размеров изображения.

Шаг 4 .

Откроется окошко с изменениями размеров изображения. Если Вы хотите, чтобы пропорции картинки были сохранены, то установите галочку напротив строчки «Сохранить пропорции ».
Также Вам предлагается два вида единиц измерения, в которых Вы будете менять размер изображения: проценты и пиксели. По нашему личному мнению, лучше всего изменять размеры в процентах.
Чтобы вдвое уменьшить изображение, установите в графе «По горизонтали » значение в 50% . То же самое значение автоматически будет прописано в графе «По вертикали ».
Щелкните по кнопке «ОК » и посмотрите на результат.

Шаг 5 .

Как Вы можете увидеть, изображение было сжато ровно в два раза и теперь практически полностью помещается в рабочей области графического редактора.
Далее, если существует необходимость, можно обрезать все лишнее на рисунке. Для этого на панели инструментов выберите инструмент «Выделение », и с помощью мышки выделите на изображении нужный Вам объект.
Как только объект будет выделен, щелкните по инструменту «Обрезать ».

Изображение 6. Выделение и обрезка изображения.

Шаг 6 .

С рисунка исчезло все лишнее, и в рабочей области остался только нужный Вам объект. Теперь дело осталось за малым. Необходимо сохранить полученное изображение в формате JPG .

ВАЖНО: Предварительно обратите свое внимание на текущий вес рисунка, который указан в нижней части основного окна редактора. В нашем примере это 3,5 МБ . Запомните размер.

Нажмите на клавиатуре клавишу «F12 », в появившемся окошке задайте имя изображению и укажите папку для сохранения.
В графе «Тип файла » выберите «JPG » и щелкните по кнопке «Сохранить ».

Изображение 7. Сохранение измененного изображения.

Шаг 7 .

Теперь, когда Вы сохранили рисунок в формате JPG , вновь обратите внимание на размер файла внизу окна графического редактора. Было 3,5 МБ , а стало 23,5 КБ . Впечатляющий результат, не правда ли?

Изображение 8. Сравнение размеров изображений.

Как сжать рисунки в самом текстовом редакторе Word?

Если уменьшение веса рисунков через графический редактор Paint показалось Вам слишком утомительным занятием, то существует более быстрый способ их сжатия через сам Word . Однако стоит предупредить, что результат будет значительно хуже, так как формат изображений останется прежним. Происходит это следующим образом: