Mes система автоматизации морского порта. Диспетчерская система в порту

Непрерывно увеличивающийся грузооборот выдвигает новые требования к качеству и методологии управления, а руководство компаний, входящих в состав порта, видит необходимость и возможность повышения эффективности в автоматизации основных бизнес-процессов. ЗАО ПКТ («Первый контейнерный терминал») первым начало реализацию проекта по автоматизации управления деятельностью предприятия. ПКТ - крупнейшая на Северо-западе России стивидорная компания, обеспечивающая полный комплекс услуг, связанных с перевалкой и хранением контейнерных грузов. На территории ПКТ (три квадратных километра) хранится 6 тыс. контейнеров. Основные потери времени при традиционной организации работы были связаны с отсутствием оперативности управления перемещениями контейнеров по территории, большим объемом ручной работы и неэффективным использованием дорогостоящей погрузочной техники. Поиск контейнера порой занимал несколько часов. Для повышения эффективности было необходимо:

  • обеспечить оперативное планирование работ с использованием текущей информации об обстановке на контейнерном терминале;
  • сократить время оформления грузовых документов;
  • свести к минимуму ручные операции при планировании работ (составление планов погрузки, каргопланов, выдача заданий на радиотерминалы и электронные табло);
  • оптимизировать работу погрузочной техники путем использования интерактивного режима при выдаче команд и получении точной информации о местоположении погрузчиков, оптимизации размещения контейнеров и минимизации порожних перемещений автоконтейнеровозов;
  • сократить время простоя автомашин, судов, железнодорожных составов благодаря планированию работы персонала и погрузочной техники на основе информации о текущем расположении контейнеров.

В поисках решения

Системы управления, отвечающие поставленным задачам, используются практически в каждом западном порту. Тщательно рассмотрев несколько предложений разработчиков, внедривших свои системы в Коткинском, Роттердамском и других контейнерных терминалах, руководство ПКТ пришло к выводу, что все они плохо применимы к условиям работы в российских условиях.

Во-первых, системы, ориентированные на западные терминалы, в обязательном порядке требуют для своей работы четкой информации по грузам (сроки вывоза, принадлежность и т.д.), а в ПКТ, к сожалению, подробная информация появляется на более позднем этапе обработки контейнера. Во-вторых, на ПКТ значительный процент составляют конвенциональные грузы, затариваемые или растариваемые в контейнеры, в то время как большинство западных терминалов являются транзитными и не ведут работ с содержимым контейнеров. Вся их деятельность сводится к перегрузке контейнеров с одного транспорта на другой. В специфике ПКТ присутствуют более сложные процессы обработки грузов, которые, в силу сложившейся на Западе инфраструктуры, для их терминалов неактуальны. В-третьих, терминал одновременно служит складом временного хранения Балтийской таможни, а ни в одной западной системе автоматизации еще не научились учитывать специфику, принятых в Российской Федерации требований к таможенному оформлению грузов. В-четвертых, для западных систем характерна очень высокая стоимость локализации, установки и сопровождения. Средняя стоимость внедрения западной системы управления контейнерным терминалом с учетом приобретения лицензии составляет около 3 млн. долл., и при этом нет гарантии, что не придется периодически вызывать западных специалистов, оплачивая им дорогу и проживание.

Придя к выводу о нецелесообразности внедрения западной системы, руководство компании приступило к изучению предложений отечественных разработчиков. В качестве генерального подрядчика была выбрана компания «Солво» - производитель систем управления складским и производственным процессом. Выбор был обусловлен следующими причинами:

  • наличие у «Солво» опыта работы на западном рынке в сотрудничестве с американскими корпорациями (BDM, TRW);
  • использование передовых методик в области складской и транспортной логистики, изученных в процессе реализации проектов на западе, как общих (использование системы обмена данными в реальном времени, системы штрихового кодирования; разбиение складского объекта на логические зоны; разметка мест хранения и всех операционных единиц), так и частных (различные уровни контроля качества, перекрестная погрузка, когда грузы минуют зону хранения, работа с волнами заказов, оптимизация загрузки транспорта, маршрутизация погрузочной техники и др.);
  • наличие ориентированной на российский рынок системы управления складскими и производственными процессами «Сириус»;
  • партнерские связи с производителями оборудования;
  • относительная дешевизна установки и обслуживания системы; общая сумма проекта составила 1,2 млн. долл., а стоимость обслуживания системы оказалась намного ниже соответствующих показателей для любой из западных систем.

Итак, оперативное управление контейнерным терминалом решено было организовать на базе системы управления складским и производственным процессами «Сириус».

Архитектура решения для ПКТ

Система управления контейнерным терминалом строится на основе единого информационного пространства, охватывает и координирует всю совокупность управленческих процессов компании. Система оптимизирует работу техники и персонала, сокращает простои транспорта, контролирует перемещения контейнеров и погрузочной техники по территории терминала и оперативно планирует задания персонала с учетом текущей обстановки на контейнерном терминале. Основное назначение системы - автоматизация оперативного управления всеми операциями с контейнерами и грузами, позволяющая снизить стоимость их обработки на территории контейнерного терминала и предоставляющая возможность получения точной оперативной информации.

Рис. 2. Архитектура решения

Система управления контейнерным терминалом (рис. 2) состоит из подсистемы документооборота и подсистемы управления, использующей для своей работы систему позиционирования (GPS), систему электронной идентификации, комплект радиооборудования и электронные табло. Система документооборота разрабатывается службой информационных технологий ПКТ и предоставляет средства централизованной подготовки документов, хранения большого объема документации и быстрого доступа к информации.

Система управления позволяет:

  • оперативно планировать работу, используя текущую информацию об обстановке на контейнерном терминале;
  • свести до минимума ручные операции при планировании работ (составление планов погрузки, карго-планов, выдача заданий на радиотерминалы и электронные табло);
  • оптимизировать работу погрузочной техники за счет использования диалогового режима при выдаче команд, точной информации о местоположении погрузчиков, оптимизации размещения контейнеров и минимизации порожних перемещений автоконтейнеровозов;
  • сократить время простоя автомашин, судов, железнодорожных составов благодаря планированию работы персонала и погрузочной техники и информации о текущем расположении контейнеров.

Использование комплекта радиооборудования позволяет:

  • поддерживать диалоговый режим между системой управления и персоналом;
  • получать оперативную информацию о начале и завершении выполнения задания или о проблемах, препятствующих его выполнению;
  • принимать оперативные решения по устранению проблем, если они возникли, и возобновлять прерванную работу;
  • протоколировать время начала, окончания и выполнения операции каждым работником терминала.

Система позиционирования дает возможность:

  • отслеживать движение контейнеров по территории терминала, и, таким образом, предоставлять системе управления информацию о местоположении на заданный момент времени;
  • отслеживать перемещения погрузчиков по территории терминала, что помогает системе управления выдавать задания на ту или иную операцию именно тем операторам, которые находятся ближе всего к месту выполнения операции и затратят на ее выполнение меньше всего времени;
  • фиксировать и уведомлять менеджера об отклонениях движения погрузчиков от намеченной траектории, т.е. фактах выхода погрузчика за пределы рабочей зоны, неоправданно долгих простоях погрузчика в какой-либо зоне.

Система электронной идентификации помогает:

  • фиксировать достижение трейлером определенной зоны терминала и, следовательно, сокращать простои трейлеров в очередях;
  • сократить ручной ввод с клавиатуры терминала при проверке содержимого трейлера тальманом.

В рамках проекта для ПКТ была создана автоматизированная система контроля доступа на территорию контейнерного терминала (подсистема?Режим?), которая обеспечивает:

  • контроль доступа работников на территорию контейнерного терминала по постоянным пропускам;
  • контроль доступа работников сторонних организаций по временным пропускам;
  • передачу данных о пересечении границы контрольно-пропускных пунктов в систему оперативного управления.

Система?Режим? использует в работе оборудование штрихового кодирования, стационарные терминалы, радиотерминалы на мобильных КПП и специальные терминалы для контроля пропусков в служебном автобусе.

В качестве платформы сервера системы оперативного управления использовалась ОС Linux, преимуществами которой в данном проекте были надежность, устойчивость, безопасность, наличие большого количества приложений и ориентация на промышленные системы. В качестве системы управления базами данных используется Sybase.

В системе задействовано 8 серверов и 150 рабочих станций на платформе Intel. Принято решение использовать радиооборудование от LXE, производящей системы беспроводной связи для сложных условий эксплуатации. С ростом сложности производства, складирования, распределения и хранения товаров в сочетании с жесткой конкуренцией, вызванной развитием рынка и высокими требованиями клиентов, логистика стала одним из определяющих пунктов корпоративной стратегии компании LXE. Следствием чего стало производство радиооборудования, ориентированного на использование в комплексе с системами управления складскими и производственными объектами, транспортными парками и т.п. Оборудование LXE используется во многих портах, по всему миру.

Стратегия внедрения

Внедрение системы управления контейнерным терминалом практически невозможно провести одновременно на всех участках. Был избран поэтапный подход, при котором на каждом этапе достигаются самозначимые результаты, обеспечивающие совершенствование управленческих технологий, повышение уровня интегрированности предлагаемых решений с последующей полной интеграцией системы. Пошаговое внедрение позволяет заинтересовать, вовлекать в процесс внедрения, высшее руководство компании, руководителей среднего звена и пользователей, давая им все более и более полезные практические результаты.

Кроме того, поэтапный подход позволяет осуществить внедрение системы без остановки функционирования терминала, что немаловажно для круглосуточно работающего объекта. На первом этапе было решено установить и протестировать комплект системы спутникового позиционирования и сопровождения подвижных объектов, установить и настроить сервер системы оперативного управления и наладить взаимодействие системы оперативного управления с системой позиционирования и системой документооборота. Результат выполнения этапа - появление возможности передавать в систему документооборота информации о перемещениях автоконтейнеровозов по территории терминала.

На втором этапе планировалось установить электронные табло и настроить их для работы с системой управления, установить базовый набор функций системы, настроить комплект радиооборудования и сетевого оборудования, а также установить и настроить диспетчерские рабочие места. Результатом этапа станет появление возможности регистрировать прием, размещение и отгрузку контейнеров.

На третьем этапе требовалось произвести монтаж радиооборудования на погрузочной технике, ввести в работу вывод команд управления и сопровождающей информации на радиотерминалы погрузочной техники. На этом этапе требовалось установить диспетчерское ПО для работы с автомобильным и железнодорожным транспортом, слежения за контейнеровозами, развернуть диспетчерское ПО для обработки судов, а также установить функцию управления автоконтейнеровозами при транспортировке контейнеров с причала. Результатом этапа является автоматизация всех перемещений контейнеров вплоть до погрузки на суда.

Реализация проекта автоматизации управления перевалкой грузов началась в июне 1999 года, а к декабрю были завершены работы по первым двум этапам. В промышленную эксплуатацию система введена в первом квартале 2000 года.

Результаты

На сегодняшний момент система осуществляет обработку данных о передвижении автоконтейнеровозов по территории терминала и местоположении контейнеров, регистрирует прием, размещение и отгрузку контейнеров, за счет чего эффективность работы увеличилась на 20%. Полученные в ходе предварительных испытаний результаты позволяют надеяться на более высокие показатели.

Оптимизирована работа стивидора. Сократилось время выполнения всех операций, существенно уменьшились эксплуатационные расходы на содержание и обслуживание погрузочной техники, особенно автоконтейнеровозов. Одна такая машина стоит более 1 млн. долл., комплект резины на 2-3 месяца - 12 тыс. долл. В результате запуска системы управления в промышленную эксплуатацию ПКТ сможет выполнять тот же объем работ при использовании 9 автоконтейнеровозов вместо 12.

Адаптируемость системы «Сириус» к потребностям конкретного заказчика, независимость от физических характеристик складского объекта, возможность разбиения на логические зоны обработки грузов и правил работы свидетельствует об универсальности решения. Это дает основания надеяться, что создаваемая система имеет неплохие перспективы на российском рынке.

Об авторе

Роман Стогов - менеджер компании «Солво» (Санкт-Петербург). С ним можно связаться по электронной почте по адресу: [email protected]

«Морской порт Санкт-Петербург» - крупнейший транспортный узел Северо-запада России. Удобное географическое положение - порт расположен на островах дельты Невы - помогает снизить транспортные расходы. Порт соединен с морем морским каналом протяженностью 27 миль, навигация по которому продолжается круглый год. На базе имущества, арендуемого у «Морского порта Санкт-Петербург» и Морской администрации, работают восемь специализированных стивидорных компаний (хранение и перевалка грузов). Гарантированные глубины обеспечивают безопасную проводку и удобную стоянку судам длиной до 260 метров и осадкой до 11 метров. На территории порта расположены: 53 причала, складские площади более 1 кв. км, крытые склады 105 тыс. кв. м., открытые склады 940 тыс. кв. м. Порт оснащен современной погрузочной техникой

Санкт-петербургская компания «Солво» создана в 1992 году. Численность компании - 35 человек. Основное направление деятельности - создание систем автоматизации складских и производственных комплексов. В тесном взаимодействии с корпорациями RGTI, BDM и TRW специалисты «Солво» разработали автоматизированные системы складских комплексов для компаний AGFA, Wells, Cole Palmer, Polygram и др. Работа с западным рынком и сейчас остается одним из направлений деятельности компании. На основе накопленного опыта компания разработала систему «Сириус», предназначенную для автоматизации отечественных складских и производственных комплексов

Система «Сириус»

«Сириус» - универсальная система комплексной автоматизации управления складскими и производственными процессами. В задачу системы входит управление полным складским циклом, от приема товара до отгрузки. Система выбирает место хранения принятых грузов и разрабатывает задания для работников склада. Задания поступают на экраны радиотерминалов в виде поэтапных команд или выводятся на печать, индивидуально для каждого сотрудника. При использовании системы штрихового кодирования, выполнение заданий подтверждается сканированием кода с этикеток, которыми размечены все места хранения, погрузочная техника и поступившие на склад грузы. Система может использовать любой из существующих штрих-кодов, или автоматически разрабатывать и печатать этикетки с собственным, внутренним кодом для всех принимаемых грузов.

Периодический пересчет товара позволяет проводить инвентаризацию без прерывания основного процесса. Система «Сириус» ориентирована на и самые разнообразные сферы применения: аэропорты и морские порты, складские и производственные комплексы, таможенные терминалы, супермаркеты.

Основу работы системы составляет поступающая в реальном времени информация о событиях, происходящих на терминале. «Сириус» обрабатывает данные и готовит решение по формированию и распределению заданий персоналу и взаимодействующим подсистемам, одновременно осуществляя контроль над выполнением. Ядро системы (рис. 1) образует планировщик - экспертная система, в которой собраны данные и актуальная информация, необходимая для принятия решения по управлению объектом в соответствии с выбранной организацией работы терминала. Принятие решений основывается на наборе правил, вытекающих из анализа складской деятельности множества российских и зарубежных предприятий.

Обладая информацией об ожидаемых поступлениях, система заранее подбирает, а в случае необходимости, и освобождает места хранения, учитывая при этом особенности и требования к размещению ожидаемых грузов. Информация об ожидаемых поступлениях и отгрузках может поступать в систему автоматически из головной системы предприятия или вводиться вручную диспетчером склада. При фактическом прибытии товара на склад, в систему поступают сведения из товарно-транспортной накладной, или любого другого сопроводительного документа. Если груз находится в списке ожидаемых поступлений, то система автоматически сверяет данные с товарно-транспортной накладной и, в случае расхождения, информирует менеджера склада о возникшей ситуации. После принятия решения о приеме товара автоматически формируются задания рабочим склада. После того как полученный груз перемещен в зону приема, система автоматически формирует команду на пересчет товара сотруднику, обладающему определенным статусом. Когда товар физически пересчитан, его фактическое количество вводится в систему с клавиатуры радиотерминала, либо с терминала диспетчера. В случае несовпадения данных товарно-транспортной накладной с реальным количеством, система может произвести повторный пересчет, определив для этого другого сотрудника. Если данные физического пересчета подтверждают несоответствие реального поступления с данными товарно-транспортной накладной, система сообщает о проблеме менеджеру склада и может приостановить работы с грузом до выяснения обстоятельств.

В случае, когда к принимаемому товару предъявляются требования по контролю качества, система может управлять данной операцией по нескольким сценариям:

  • визуальный контроль (целостность упаковки, внешние повреждения и т.д.);
  • контроль при переупаковке;
  • отбор и отслеживание образцов при проведении анализа и сертификации на своей территории;
  • отбор и отправка образцов товара при проведении анализа и сертификации в сторонней организации, контроль получения документации;
  • другие виды контроля по согласованию с заказчиком.

На время проведения контроля качества система по требованию заказчика может поставить товар на карантин, разместить по местам хранения, но не отгружать до команды менеджера или сразу пускать в работу.

При необходимости в срочном порядке отгрузить только что поступивший товар клиенту, система формирует рабочим команды на отгрузку товара непосредственно из зоны приема, минуя зону хранения. Система оптимизирует использование складских площадей, автоматически распределяя места хранения с учетом требований заказчика. При распределении мест хранения система учитывает все требования к условиям хранения: температурный режим, влажность, производители, поставщики, сроки годности, сроки реализации и др. Команды на размещение принятых грузов автоматически поступают на экраны радиотерминалов.

Система управляет действиями рабочих и отслеживает правильность выполнения команд. Информация о заказе поступает в «Сириус» из головной системы предприятия или вводится диспетчером склада на основании поступившего требования на отгрузку товара. Далее автоматически формируются задания на сбор заказа, учитывая принципы FIFO, LIFO или любые другие, необходимые заказчику. Задания поступают на экраны радиотерминалов, выполнение команд подтверждается сканированием этикеток собираемых товаров и мест их хранения. Собранные товары перемещаются в зону сбора заказов, что подтверждается соответствующим сканированием. Задания на работы по отгрузке формируются системой автоматически или по команде менеджера. В случае возникновения проблемной ситуации система сообщает об этом менеджеру склада и может остановить все операции с данным местом хранения до выяснения обстоятельств. Таким образом, инвентаризация ведётся постоянно и с отслеживанием всех событий.

По команде менеджера система может формировать следующие виды отчетов: наличие товаров на складе и в местах хранения, количество отгрузок за определенный период времени, количество возвратов, информация по производителям, поставщикам, перевозчикам, заказчикам, информация по срокам хранения и реализации, а также отчет по работам, выполненным каждым сотрудником за любой промежуток времени и др. Система формирует необходимый набор приемных, внутрискладских и отгрузочных документов.

«Сириус» собирает статистические данные и передает их в головную систему предприятия. По требованию система может делать выборки данных. На основании статистических данных система анализирует все происходящие на складе события и дает рекомендации по использованию погрузочной техники, площадей хранения и рабочих ресурсов. Кроме того, система может передавать рекомендации в отдел закупок и продаж, основываясь на собственных данных по статистике приемов и отгрузок.

Учет может вестись по штучному количеству, весу, объему и т.д. При необходимости могут учитываться входная, выходная, внутренняя и прочие цены товара. В случае, если необходимо отгрузить единичное количество товара, система организует штучный отбор, исходя из требований, предъявляемых заказчиком. Когда жестким требованием при приеме товара на склад является наличие соответствующего сертификата, система автоматически запрашивает информацию о нем.

Для оптимального распределения площадей хранения и минимизации внутренних перемещений, а также для более экономичного использования автотранспорта предприятия, в системе предусмотрена функция слияния грузов. Параметры данной функции определяются индивидуально для каждого заказчика. Если на этапе входного контроля обнаружены повреждения упаковки, или на складе принята собственная форма хранения и отгрузки, система, после приема товара автоматически формирует команды рабочим на перемещение грузов в зону упаковки товара. При использовании собственного автотранспорта для доставки товара клиентам система автоматически организует загрузку таким образом, чтобы оптимизировать маршрут транспорта и упростить его разгрузку на всех точках маршрута.

Для удобства обслуживания поставщиков и покупателей введена система приоритетов. «Сириус» распределяет выполнение работ по разгрузке, отгрузке и поставке товара тому или иному клиенту в соответствии с его приоритетом. В случае, когда несколькими фирмами, объединенными в одну структуру, проводятся общие складские операции, информация обо всех событиях на складе передается автоматически в головные системы этих организаций. В системе предусмотрена организация взаимодействия с территориально-удаленными складами. Способы обмена данными в этом случае выбираются исходя из требований заказчика. Удаленный склад может быть представлен в системе как один из участков головного склада. При организации управления на складах временного хранения, система распределяет и выдает принятые грузы согласно правилам, указанным в базовом наборе функций.

Если необходимо отображать на этикетках со штрих-кодом какую-либо дополнительную информацию о товаре, или на складе не используется оборудование штрихового кодирования, система выводит на печать нужные этикетки. В случае если товар не востребован и его хранение обходится дороже, чем его стоимость, система сообщает об этом менеджеру склада и отправляет сообщение в головную систему предприятия. Если на складе в данный момент нет товара, который необходим заказчику, система выдает рекомендации по его замене аналогичным товаром.

Система отслеживает доставку товара клиентам. Информация о доставленном товаре вводится диспетчером склада с путевого листа, по телефонному подтверждению заказчика или может передаваться в головную систему и использоваться для статистической обработки.

В зависимости от требований заказчика в системе могут быть реализованы различные способы обмена данными с любым уровнем защиты. Для соблюдения конфиденциальности в «Сириус» предусмотрен механизм разграничения доступа к информации. Все сотрудники склада имеют свои уровни доступа к выполняемым работам и необходимым для этого сведениям. При возникновении проблемных ситуаций система автоматически их отслеживает и, при необходимости, сообщает менеджеру.

Основное отличие системы «Сириус» - адаптируемость. Заказчиков смело можно разделить на две категории. Первые хотят, чтобы объект функционировал по устоявшейся методике; их цель состоит в повышении эффективности работы объекта без существенных изменений процессов. Вторые нуждаются в новой модели функционирования складского объекта. В первом случае система настраивается на работу по устоявшимся правилам функционирования конкретного объекта. Во втором случае специальные средства, входящие в состав системы, могут смоделировать работу реального объекта в различных условиях, по различным схемам функционирования. Полученные данные помогают специалистам построить наиболее эффективную модель функционирования.

Доступный интерфейс инструментов, позволяющих ввести в систему физическое описание складского объекта, разбиение на логические зоны обработки грузов, правила работы, а также описание всех операционных единиц, позволяет подстраиваться под любые изменения работы. Простейший пример - добавление новой области складирования. Графический интерфейс редактора описания объекта, позволяет ответственному менеджеру без остановки работ добавить новую область - ее физические характеристики, логическое предназначение, правила работы, особенности. Кроме того, менеджер может разрешить участие новой области в функционировании объекта.

При разработке системы использовались языки высокого уровня, в частности, Пролог. Связь с базами данных осуществляется с использованием механизма тесного связывания, а набор фактов и правил Пролога позволяет осуществить прозрачный доступ к базам данных. Деятельность по планированию работ основывается на статистической информации и правилах действия в условиях неопределенности и неполноты данных. Правила выполняют роль выражения с экспертными данными. Например, при размещении очередного груза система руководствуется следующей информацией:

  • если груз требует охлаждения, то искать место в холодильных камерах;
  • если груз ценный, то размещать в специальной зоне;
  • груз ценный если вес меньше 10кг и цена больше 100 долл.;
  • если груз опасный, то не размещать вместе с обычными;
  • если груз сильно пахнущий, то не размещать вместе с товарами, впитывающими запахи - и т.д.

Система функционирует на различных платформах: Unix, Windows NT, взаимодействуя с различными СУБД, поддерживающими стандарт SQL-92: Oracle, Sybase, Informix, Adabase, Postgres. Изначально система создавалась для работы под управлением ОС Linux - российский рынок тогда не был готов к покупке дорогостоящих лицензий на программное обеспечение. Затем, по запросу конкретных заказчиков была создана NT-версия. Система поддерживает радиооборудование, устройства штрихового кодирования, а также технологическое оборудование (электронные весы, табло, кассовые аппараты) ведущих производителей.

Система «Сириус» способна обмениваться данными с другими программными комплексами через протоколы EDI и XML. В случаях, когда для интеграции не достаточно возможностей стандартных протоколов, либо программный комплекс их не поддерживает, используются специальные программы-шлюзы, занимающиеся передачей и представлением данных, полученных от одной автоматизированной системы в виде, понятном другой.

Калининградский морской торговый порт (г. Калининград) является крупнейшим предприятием портового комплекса региона по объему выполняемых работ, техническому обеспечению и комплексу услуг, представляемых грузовладельцам. В состав порта входят 20 причалов общей длиной более 3 км. При этом 18 причалов порта являются грузовыми. Для обслуживания любых видов грузов используется широкий спектр перегрузочной техники грузоподъемностью от 1,5 до 50 т. В грузообороте стивидорных компаний, действующих на территории Калининградской области, доля Калининградского морского торгового порта по сухим грузам превышает 70%.

Быстрый рост грузооборота, привлечение дополнительных грузопотоков привели руководство порта к необходимости автоматизации практически всех производственных бизнес-процессов. Предприятие нуждалось в комплексной информационной системе, отвечающей требованиям современного универсального порта.

Работы по созданию и внедрению информационной системы были поручены компании "Диалог Информационные Технологии" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург).

Автоматизированная система была создана на основе специализированных решений "CargoPrime:Управление контейнерным терминалом" и "Cargo-Prime:Управление грузовым терминалом", разработанных специалистами компании "Диалог Информационные Технологии" на платформе "1С:Предприятие 8" , а также типового прикладного решения "1С:Управление производственным предприятием 8" . В настоящее время на предприятии автоматизировано 135 рабочих мест.

Управление контейнерным терминалом

На первом этапе выполнения проекта было автоматизировано управление контейнерным терминалом. В системе реализованы учет и адресное хранение контейнеров, предусмотрены планирование и учет погрузочно-разгрузочных работ.

Реализованы тарификация и биллинг оказанных услуг. Для оперативной обработки грузовых потоков в системе предусмотрена возможность подключения радиотерминалов. Настроен обмен данными между "CargoPrime:Управление контейнерным терминалом" и корпоративной информационной системой "1С:Управление производственным предприятием 8".

По итогам этапа внедрения был полностью автоматизирован оперативный учет контейнерного терминала с планированием поставок, отгрузок и внутрипортовых операций.

Управление грузовым терминалом

Грузовой терминал порта выполняет перевалку наливных, навалочных, а также генеральных грузов, т.е. упакованных штучных грузов, перевозимых сборными партиями. В результате выполнения данного этапа проекта были автоматизированы основные подразделения, отвечающие за учет грузов, – транспортно-экспедиторская контора, железнодорожная группа и столы учета при грузовых терминалах.

Учет грузов в системе теперь ведется на новом уровне. Данные о местонахождении грузов, времени их поступления и бригадах, которые заняты их обработкой, доступны в любой момент. Это в свою очередь позволило построить основу для системы сменно-суточного планирования и нормирования труда. В результате автоматизации также повысилась производительность труда операторов и диспетчеров. Теперь сотрудник за единицу времени выполняет две-четыре операции, в то время как ранее он выполнял только одну.

Учет грузов и контейнеров ведется в единой информационной системе. Это обеспечивает существенное ускорение процесса получения обобщенной информации по переработанным грузам и контейнерам в режиме реального времени. Гибкость системы дает возможность руководству порта получать необходимые отчеты по любому направлению его деятельности. Например, диспетчерский комплекс, реализованный в системе, позволяет отслеживать движение всех судов, получать информацию об их обработке и предоставлять руководителю предприятия обобщенные данные.

Взаиморасчеты с контрагентами

Одним из дополнительных преимуществ новой системы является электронный обмен информацией с клиентами, который значительно экономит время на сбор данных и сводит к минимуму возможность их потери. Кроме того, в системе реализована универсальная методика для автоматизации расчета услуг по перевалке грузов и усиления контроля за исполнением договорных обязательств. Данная методика предусматривает расчет стоимости оказанных услуг по факту совершения внутрипортовой операции, а не по факту отгрузки груза с терминала.

Бухгалтерский и налоговый учет

Для ведения бухгалтерского и налогового учета используются соответствующие подсистемы решения "1С:Управление производственным предприятием 8".

При внедрении в соответствии с пожеланиями заказчика к бухгалтерской информационной базе были подключены складской комплекс, финансовый отдел и некоторые другие подразделения предприятия.

Кадровый учет и расчет заработной платы

Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы на основе "1С:Управление производственным предприятием 8" оптимизировала работу отдела кадров и расчета зарплаты. В системе ведется учет рабочего времени всех категорий сотрудников. Автоматический перенос данных о начислениях из системы "CargoPrime" в информационную базу позволил сократить временные затраты расчетчиков.

Д и с п е т ч е р с к а я с и с т е м а является формой организа­ции круглосуточного и непрерывного руковод­ства эксплуатационной работой и оперативного управления производственной деятельностью порта и отдельных стивидорных компаний.

Основные задачи диспетчерской системы управления заключаются в следующем:

· обеспечение выполнения месячных, квартальных и годовых планов перегрузки грузов;

· составление сменно-суточных планов, организация и контроль их выпол­нения;

· согласование со смежными транспортными предприятиями и клиентурой вопросов, связанных с обработкой судов, вагонов и других транспортных средств;

· оргaнизация обработки судов и вагонов в установленные сроки в соответст­вии с планами обработки судов и сменно-суточными планами (ССП);

· наиболее рациональное и эффективное использование всех перегрузочных и транспортных средств при обработке судов и перегрузке грузов;

· контроль за выполнением перегрузочных операций по судам и железнодорожным ваго­нам в соответствии с месячными планами грузопереработки, судо-часовыми нормами, технологическими схемами;

· внедрение и распространение системы непрерывного планирования производственного процесса в порта; передовых методов выполнения перегрузочных и вспомогательных операций обработки судов, вагонов и автомобилей;

· ведение оперативного учета и отчетности по обработке транспортных средств, систематическое обобщение и оперативный анализ количественных и качественных показателей работы порта с целью выявления дополнительных резервов, разработка мероприятий по совершенствованию работы в порту, ускорению обработки судов и вагонов, снижению себестоимости поrpузочно-разгрузочных работ и повышению рентабельности порта;

· подготовка проектов стивидорных соглашений на обработку судов от имени компании с клиентами;

· ведение расчетов и переписки с клиентами по обработке транспортных средств;

· подготовка и проведение диспетчерских совещаний, планирование и непрерывная координация работы со смежными транспортными предприятиями и компаниями в соответствии с действующими договорами и другая диспетчерская работа.

Решением перечисленных выше задач занимается Главная диспетчерская и, соответственно, диспетчерские грузовых районов, портофлота, автобазы и других подразделений, принимающих участие в погрузочно-разгрузочных работах. Диспетчерскую службу возглавляет Главный диспетчер, подчиненный Директору по эксплуатации. Главному диспетчеру подчиняются диспетчеры грузовых районов, портового флота, автобазы и других подразделений, возглавляющие диспетчерскую службу этих подразделений. Персонал главной диспетчерской состоит из заместителей главного диспетчера, один из них - заместитель главного диспетчера по железнодорожным операциям, старших диспетчеров по оперативному планированию и анализу, сменных диспетчеров и операторов. Персонал диспетчерских грузовых районов и других подразделений состоит из сменных диспетчеров и операторов.

Штатная численность диспетчерского аппарата зависит от грузооборота порта, его структуры, судо- и вaroнооборота, специфики условий работы.

Примерная структура диспетчерского аппарата представлена в таблице 7.1.

Таблица 7.1. Структура диспетчерской системы управления

Следует отметить, что в настоящее время в крупных портах, и, в частности в морском порту Санкт-Петербург, сложилась 2-х уровневая система диспетчерского управления. Вместо ранее действующей в государственном порту Главной диспетчерской порта образован Центр координации операций (ЦКО) в ОАО «Санкт-Петербургский морской торговый порт». Для взаимодействия ЦКО и стивидорных компаний заключен договор коммерческого представительства. В рамках коммерческого представительства и на основе обработки базовой текущей информации осуществляется оперативное планирование операций и соответствующие взаимоотношения организаций в порту. Между организацией, в которой расположено ЦКО и соответствующей компанией, для которой необходимо выполнять соответствующие диспетчерские функции заключается договор коммерческого представительства.Такой компанией может быть стивидорная компания, компания, выполняющая функции портофлота, автобазы и других, выполняющих перевалку груза в порту.

Суть этого договора заключается в следующем.

Группа компаний (компания) дает права представителю ЦКО на совершение от их имени соответствующих сделок, связанных с их деятельностью, в частности для стивидорных компаний – связанных погрузкой-выгрузкой, хранением грузов и иными работами, связанными с обработкой грузов и транспортных средств.

Группа компаний (компания) наделяет представителя правом без доверенности представлять интересы каждой компании, при проведении переговоров и совершении сделок.

Группа компаний (компания) наделяет представителей правом осуществить защиту интересов компании при предъявлении претензий и исков. Соответственно, в этом договоре записываются права и обязанности сторон, расчеты, ответственность сторон, особые условия, порядок разрешения споров и порядок изменения срока действия договора.

В диспетчерском управлении различают 3 самостоятельные функции:

· оперативное планирование;

· диспетчерский контроль;

· информация, учет и анализ.

Все эти функции и образуют систему функций диспетчерского управления.

Оперативное планирование.

Оперативное планирование – это непрерывный процесс, учитывающий изменение производственной обстановки в порту и предусматривающий рациональную расстановку рабочих и всех перегрузочных судовых средств по судовым, вагонным и складским работам. Основная задача оперативного планирования порта заключается в том, чтобы установить объем и конкретный характер перегрузочных работ на планируемый период, определить средства необходимые для выполнения установленного объема работ и наметить практические операции для его выполнения. Оперативное планирование ограничивается коротким рабочим периодом, таким как рабочая смена, сутки, декада, месяц, в отличии от перспективного и текущего видов планирования, которыми охватываются квартал, год, пятилетка.

Основой месячного планирования является месячный график подхода судов в порт, иногда его называют – сводный месячный график, а также, плана завоза грузов, нормы погрузки-разгрузки вагонов, которые сообщаются порту до начала планируемого месяца.

Форма сводного месячного графика подачи судов под обработку в ОАО «Мурманский морской торговый порт (ММТП)» дана в таблице 7.2.

Таблица 7.2.Сводный месячный график подачи судов под обработку в ММТП на июль 2007 г.

Груза всего : 1 250 000 Тонн
В т.ч. экспорт : 1 217 000 Тонн
импорт : Тонн
каботаж : 33 000 Тонн
№ п/п Наименование судна Предварительная заявка грузовладельца Утвержденная портом дата начала обработки Причал Ста- лия Наименование груза Кол-во тонн
выгр погр
Уголь
1. Кайнд Сис 02.07 02-07.07 Коэклеричи 70 000
2. Нью Итернити 02-06.07 04-08.07 Мечел Энерджи 37 000
3. Меди Луизиана 02-11.07 06-10.07 СУЭК АГ 60 000
4. ТБН 08-13.07 08-13.07 Коэклеричи 70 000
5. ТБН 01-10.07 08-12.07 СУЭК АГ 65 000
6. Грумант 15-20.07 12-14.07 Мечел Энерджи 21 000
7. ТБН 13-18.07 13-18.07 Коэклеричи 70 000
8. ТБН 07-16.07 13-17.07 СУЭК АГ 60 000
9. ТБН 05-15.07 16-20.07 СУЭК АГ 60 000
10. ТБН 11-20.07 17-21.07 СУЭК АГ 65 000
11. ТБН 20-25.07 20-24.07 Коэклеричи 65 000
12. ТБН 13-22.07 20-24.07 СУЭК АГ 60 000
13. Адм.Ушаков 20-25.07 22-24.07 Мечел Энерджи 21 000
14. ТБН 21-30.07 26-30.07 СУЭК АГ 65 000
15. ТБН 20-29.07 26-30.07 СУЭК АГ 60 000
16. ТБН 20-30.07 26-30.07 СУЭК АГ 60 000
17. ТБН 27-31.07 27-01.08 Коэклеричи 70 000
18. ТБН 28.07-06.08 31-31.07 СУЭК АГ 5 000
Итого: 984 000
в т.ч. - Коэклеричи (5 суд.) 345 000
Мечел Энерджи (3 суд.) 79 000
СУЭК АГ (10 суд.) 560 000
Апатит
1. Вилсон Стадт 01-03.07 01-01.07 Стандарт ОАО Апатит 6 000
2. П.Вавилов 02-04.07 02-04.07 Ковдор Ковдорский ГОК 18 500
3. Кап.Воденко 07-08.07 07-09.07 Ковдор Ковдорский ГОК 18 500
4. Дм.Донской 09-10.07 09-10.07 Супер ОАО Апатит 18 500
5. М.Стрекаловский 09-11.07 11-12.07 Стандарт ОАО Апатит 14 000
6. Вилсон 09-13.07 13-13.07 Стандарт ОАО Апатит 4 000
7. ТБН/ММП 14-16.07 14-16.07 Супер ОАО Апатит 22 000
8. Вилсон 16-20.07 17-17.07 Стандарт ОАО Апатит 6 000
9. ТБН/ММП 19-21.07 18-20.07 Ковдор Ковдорский ГОК 18 500
10. ТБН/ММП 20-22.07 20-22.07 Супер+Спец ОАО Апатит 22 000
11. ТБН/ММП 23-26.07 25-26.07 Стандарт ОАО Апатит 18 000
12. ТБН/ММП 28-29.07 27-29.07 Ковдор Ковдорский ГОК 18 500
13. ТБН/ММП 29-31.07 29-31.07 Супер ОАО Апатит 22 000
Итого: 206 500
в т.ч. - ОАО Апатит (9 суд.) 132 500
Ковдорский ГОК (4 суд.) 74 000
Окатыши
1. ТБН 02-08.07 02-03.07 Балктрейд ЛТД 3 500
2. ТБН 09-15.07 09-10.07 Балктрейд ЛТД 3 500
Итого: 7 000
в т.ч. - Балктрейд ЛТД (2 суд.) 7 000
Ген.груз
1. Норильский никель 15.07 15-16.07 13 000
2. Норильский никель 15.07 17-19.07 Разный каботаж ОАО ГМК "Норильский никель" 3 500
3. Капитан Ман 25.07 25-26.07 Разный каботаж ОАО ГМК "Норильский никель" 13 000
4. Капитан Ман 25.07 26-29.07 Разный каботаж ОАО ГМК "Норильский никель" 3 500
Итого: 33 000
в т.ч. - выгрузка погрузка 26 000 7 000
33 000
Навал прочий
1. ТБН 15-22.07 15-20.07 Металлолом ОАО "Мурмансквтормет" 3 500
Итого: 3 500
в т.ч. - ОАО "Мурмансквтормет" (1 суд.) 3 500
Цветные металлы
1. П.Северодвинска 08.07 08-10.07 ОАО ГМК "Норильский никель" 5 200
2. Мех.Ярцев 19.07 20-21.07 ОАО ГМК "Норильский никель" 2 400
3. Пионер Москвы 23.07 23-25.07 ОАО ГМК "Норильский никель" 5 200
4. И.Грабарь 29.07 30-31.07 ОАО ГМК "Норильский никель" 3 200
Итого: 16 000
в т.ч. - ОАО ГМК "Норильский никель" (4 суд.) 16 000

В графике учитываются все российские и иностранные суда. С учетом пе­реходящих судов, стоящих в порту на l-e число планируемого месяца, график дает полное представление о планируемом объеме работ по погрузке и разгрузке судов.

В соответствии со специализацией причалов, главная диспетчерская (или ЦКО) составляет план расстановки судов по причалам и определяет план работы погрузочных районов на планируемый месяц. Принимаются также меры по привлечению рабочей силы или, наоборот, по использованию рабочих на внепортовых работах, если планируемый объем окажется меньше имеющихся возможностей.

Основной формой оперативного планирования работы стивидорной компании является сменно-сyroчное планирование - определение объема и характера работ на предстоящие сутки с разбивкой по сменам (постоянная функция диспетчерской системы). Сменно-суточный план составляется ежесуточно и состоит из трех планов: судовые работы (обработка судов), вагонные работы (обработка вагонов), складские и вспомогательные работы.

Сменно - суточный план работы стивидорной компании ОАО «ММТП» приведен в таблице 7.3.1 – 7.3.3.

Таблица 7.3.1. Судовые работы

Таблица 7.3.2. Вагонные работы

Таблица 7.3.3.Складские, внепортовые работы

Вид работ Место проведения работ Организация 1 смена 2 смена
бриг мл бриг мл
РЕМОНТ ПОЛУВАГОНОВ 4/4 4/4
ОЧИСТКА УГЛЯ 30/15 4/6 30/15 4/6
УБОРКА РАЙОНА 4/2 4/2
Итого 1 грузовой район:
РЕМОНТ ПОЛУВАГОНОВ 7/4 7/4
ОЧИСТКА УГЛЯ 2/6 2/6
УБОРКА РАЙОНА 7/1 7/2
Итого 2 грузовой район:

Исходными данными для составления сменно-суточного плана являются данные о подходе судов и вагонов, сведения об остатках грузов на судах и складах, сведения о выходе рабочих по сменам, данные о наличии в эксплуатации перегрузочных машин, плавсредств и внутрипортового транспорта, заявки капитанов судов на предоставление топлива, воды и других услуг, степень выполнения портом месячного плана перегрузки грузов. При расчете плана пользуются судо-часовыми нормами и сроками обработки ж/д вагонов, едиными и местными нормами выработки рабочими, нормами на выполнение вспомогательных операций, оперативными и технологическими проектами обработки судов. План обработки вагонов является графиком подачи вагонов в порт под погрузку и под выгрузку. В плане указываются – род вагонов (крытые, платформы, полувагоны), их количество, место, время подачи под погрузку/выгрузку, согласно Узловому соглашению и единым технологическим процессам порта и станции. В плане разгрузки вагонов указывается в какое время и на какой причал они должны быть поданы. В плане вспомогательных работ предусматриваются складские и прочие работы, обеспечивающие выполнение сменно-суточного плана.

25.06.2014 В мае 2014 года исполнилось 10 лет с начала эксплуатации информационной системы управления техобслуживанием и ремонтами в ОАО «Новороссийский морской торговый порт». Система создана на основе комплекса TRIM разработки НПП «СпецТек».

ОАО «Новороссийский морской торговый порт» входит в состав «Группы НМТП», является оператором крупнейшего порта Азово-Черноморского бассейна и России. Здесь, в незамерзающей Цемесской бухте, расположены наиболее глубоководные в регионе СНГ и Балтии морские причалы. Компания оказывает полный спектр стивидорных услуг, ее специализация - перевалка нефти, нефтепродуктов, зерна, рудных грузов, удобрений, цемента, угля, металлов, контейнеров. Предприятие располагает обширным комплексом средств портовой механизации, в том числе эксплуатирует десятки мобильных и портальных кранов, контейнерные и вилочные автопогрузчики, тягачи, бульдозеры, пневмоперегружатели, сталкиватели, грейферы, экскаваторы и другую технику.

Стратегическая цель «Группы НМТП» - стать лучшим оператором портовых активов в России, в том числе в области экономической и технологической эффективности. В этой связи руководство ОАО «Новороссийский морской торговый порт» уделяет пристальное внимание эффективной эксплуатации, обслуживанию и ремонту активов - оборудования, техники, зданий и сооружений. В частности, усилия предприятия сосредоточены на совершенствовании бизнес-процессов технического обслуживания и ремонта (ТОиР), использовании современных методов управления ТОиР и информационных технологий.

В декабре 2002 года в ОАО «НМТП» стартовал проект внедрения информационной системы управления техническим обслуживанием и ремонтами (ИСУ ТОиР) портовых активов. Программной платформой для создания ИСУ ТОиР послужила EAM-система TRIM, а исполнителем проекта стал разработчик TRIM - компания НПП «СпецТек».
В мае 2004 года система была сдана в промышленную эксплуатацию. Система охватила отдел механизации, службы механизации районов порта, база внутрипортовой механизации, группа портовых мобильных кранов, центральные ремонтно-механические мастерские. Всего средствами TRIM было автоматизировано 39 рабочих мест пользователей. Посредством конвертера ИСУ ТОиР была интегрирована с системой бухгалтерского учета.

В последующие годы система использовалась заказчиком, и попутно развивалась при технической поддержке НПП «СпецТек». Так, с мая по октябрь 2007 года специалистами НПП «СпецТек» были выполнены работы по масштабированию ИСУ ТОиР. Заказчик приобрел лицензию на использование TRIM для 7 дополнительных пользователей - таким образом, их общее число достигло 46. Дополнительные пользователи появились на автобазе и базе внутрипортовой механизации. С марта по апрель 2014 года специалистами НПП «СпецТек» проведена переработка конвертера, обеспечивающего обмен данными между ИСУ ТОиР и системой бухгалтерского учета на основе 1С.

«Информационная система ТОиР на базе TRIM стала необходимым инструментом управления в нашей компании. Ее внедрение позволило повысить эффективность работы руководителей и специалистов, отвечающих за бесперебойную эксплуатацию средств механизации порта », - отметил Алексей Зинченко, начальник Управления развития и сопровождения прикладных систем ОАО «НМТП».

«Участие разработчика EAM-системы в её внедрении позволяет максимально адаптировать эту программную платформу к потребностям заказчика. Так создаются действительно работоспособные системы управления, и обеспечивается длительный жизненный цикл этих систем - например, как в ОАО «Новороссийский морской торговый порт», где уже более 10 лет эксплуатируют EAM-систему TRIM », - отметил Юрий Свистунов, руководитель проектов НПП «СпецТек».

НПП «СпецТек»

22.07.2003, Михайлов Сергей

Издание: CIO

На современном этапе осуществления экономических реформ к большинству государственных стратегических объектов предъявляются повышенные требования по эффективности их функционирования, соответствию передовым технологиям и готовности справляться с многократно возрастающим объемом задач. В число таких объектов входят и морские торговые порты. Они играют важную роль в экономике страны, и поэтому созданию четкой вертикали их управления сегодня уделяется пристальное внимание.

Одна из весьма важных задач повышения эффективности управления портом — возможность организовать коллективную работу участников транспортного процесса - от стивидоров, агентов и судовладельцев до работников таможенной и пограничной служб. Ведь отсутствие стройной системы взаимодействия всех оперирующих в порту структур приводит к значительным потерям рабочего времени портовиков, к простоям судов, а в итоге - к уменьшению пропускной способности и эффективности работы порта в целом. Обеспечить такую систему взаимодействия можно только путем создания единого информационного пространства, которое сделает возможным обмен рабочей информацией и системный анализ деятельности всех участников процесса. Сделать это позволяют системы электронного документооборота (СЭД).

О том, как происходила автоматизация управленческого документооборота в одном из крупнейших черноморских портов России - в Морской администрации порта Новороссийск (МАПН) - на основе системы «БОСС-Референт», мы беседовали с Александром АНДРЕЕВЫМ, начальником отдела информационного и программного обеспечения МАП Новороссийск.

Задача

МАП Новороссийск является государственным учреждением Министерства транспорта РФ. Количество сотрудников этой организации превышает 700 человек, географическая область ответственности простирается от Керченского пролива до границы с Абхазией. Процессы управления и взаимодействия между подразделениями МАПН осуществляются через документооборот и основаны на системе взаимосвязанной управленческойдокументации.

Несмотря на хороший уровень информационно-технической оснащенности, система управленческой документации МАПН была основана на бумажном документообороте со всеми присущими ему недостатками:

  • процедуры согласования документов, ознакомления с резолюциями и передачи информации осуществлялись по принципу «бегунка», что приводило к потерям большого количества времени на перемещение сотрудников по территории, низкой оперативности ознакомления сотрудников с резолюциями руководителей, срыву сроков выполнения документов;
  • отсутствие возможности проследить «жизненный цикл» документа и, как следствие, невозможность получения полного объема информации для принятия управленческих решений;
  • нерегламентированный контроль исполнительской дисциплины, осуществляемый вручную путем проставления отметок в журналах и ежедневниках, приводил к снижению ответственности исполнителей;
  • отсутствие единого электронного архива документов порождало многократное тиражирование бумажных экземпляров, неудобства в организаци и одновременной работы нескольких исполнителей с документом, неэффективность поиска документов в текущем архиве и архиве за прошлые периоды.

Руководство администрации осознавало, что перечисленные проблемы приводят к значительному снижению эффективности работы МАПН, к возрастанию прямых и косвенных расходов предприятия. Именно по инициативе руководства осенью 2002 года в МАПН было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Процесс выбора

«Изучив существующие на рынке предложения, мы ограничили область выбора системами, построенными на Lotus Notes/Domino, - рассказывает Александр Андреев. - Эта платформа предоставляет наилучшие возможности по организации и планированию коллективной работы, автономного доступа, а также расширенные возможности обеспечения безопасности. Lotus Notes - идеальное средство для объединения территориально-распределенных структур в единое информационное пространство.

Что касается СДОУ, то здесь сыграли роль как функциональные критерии, так и возможности компании-разработчика, такие, как наличие ресурсов и опыта реализации крупных проектов, собственное региональное представительство и отлаженная методика внедрения системы. Очень важными критериями для нас были стоимость владения системой, масштабируемость, а также возможность самостоятельно и независимо от разработчика развивать функционал. Сейчас все очень быстро меняется, и потому важно, вложив деньги однажды, не увязнуть потом в дополнительных расходах на доработки.

Система „БОСС-Референт“, разработанная компанией „АйТи“, идеально соответствовала нашим требованиям, поэтому мы и остановились на этом решении. Помимо общепринятых функций электронного документооборота, „БОСС-Референт“ позволяет автоматизировать некоторые другие бизнес-процессы в организации, а также организовать юридически значимый документооборот. Разработчики „БОСС-Референт “называют свой продукт „системой документационного обеспечения управления“».

Блиц-интервью с Александром Андреевым

Сколько времени занял проект?

Чуть больше четырех месяцев.

Насколько соответствовала система «БОСС-Референт» специфическим потребностям вашей организации? Приходилось ли что-то настраивать, дорабатывать?

Приобрести готовую систему, на сто процентов соответствующую потребностям конкретной организации - невозможно уже по той причине, что двух одинаковых организаций не существует, как не бывает двух совершенно одинаковых людей. Поэтому выбранная нами система обладает известной гибкостью, которая позволяет в случае необходимости изменять и дорабатывать ее, в том числе самостоятельно, без привлечения разработчика.

Но в нашем случае самим дорабатывать ничего не пришлось. По окончании этапа опытной эксплуатации мы создали документ, содержащий наши предложения по реализации тех или иных доработок под нашу специфику. К примеру, сюда входило изменение представлений некоторых баз данных, создание дополнительных настроек, незначительное изменение некоторых функций. Все эти изменения были выполнены разработчиком.

На что нужно обращать внимание, чтобы снизить риски в подобных проектах?

Во-первых, очень важно достаточное внимание к выполняемым работам со стороны руководства. Опасна ситуация отношения руководства структурных подразделений к внедрению СЭД как к необязательному процессу и тиражирование такого отношения на рядовых сотрудников. В результате - отсутствие реального использования системы, а следовательно - отсутствие реальной отдачи и роста эффективности работы. Чтобы этого не допустить, нужно обеспечить нормативную поддержку на основе приказов и распоряжений руководства. Следует постоянно информировать руководство о ходе выполнения работ.

Во-вторых, важно не допустить ошибок в определении темпов преобразований. Если пользователи не успевают перестроить сложившийся стиль работы, то есть риск, что вы потратите силы и ресурсы на решение малоактуальных задач. Избежать этих проблем позволила методика внедрения «БОСС-Референта», с четким определением этапов и содержания работ на каждом этапе. Каждый этап внедрения являлся законченным проектом, по окончании которого мы получали работающий фрагмент системы, решающий конкретные задачи. Таким образом, идя по цепочке внедрения, мы могли не только контролировать правильность ведения процесса и начинать эксплуатировать систему поэтапно, но и изменять требования к ней уже после начала проекта, учитывая пожелания пользователей.

Также можно добавить, что эффективность внедрения системы электронного документооборота повышается при автоматизации рабочих мест как можно большего числа сотрудников, работающих с документами. Именно при этом условии создается единое информационное пространство и достигается максимальный экономический эффект.

Система класса СДОУ - это мощный инструмент управления, поэтому устанавливать ее только на рабочие места секретарей или канцеляристов - по меньшей мере расточительно.

Сколько человек необходимо для обслуживания и администрирования системы?

Один системный администратор в Новороссийске и по одному в каждом крупном удаленном подразделении. Благодаря клиент-серверному типу системы, все работы по администрированию производятся с одного рабочего места (администратора) и автоматически распространяются на клиентские места пользователей. Это избавляет администратора от рутинной работы и экономит трудозатраты.

Готовность персонала МАПН к внедрению

Внедрение систем электронного документооборота имеет ряд существенных отличий по сравнению с внедрением производственных систем типа «человек - компьютер». Причины такого отличия связаны с тем, что система в данном случае является лишь инструментом для обеспечения взаимодействия между участниками процесса. Поэтому определяющее влияние на оценку готовности организации к внедрению систем класса СДОУоказывает социальная и психологическая готовность персонала.

Существует мнение, что служащие государственных учреждений нелегко принимают новые технологии. Однако опрос ряда сотрудников показал заинтересованность персонала в использовании новых средств взаимодействия и готовность к внедрению системы электронного документооборота. Многие сотрудники отмечали, что система подготовки документов, проведение согласования документов в электронном виде, ведение единых электронных справочников, баз данных архивов документов будут способствовать как выполнению ими своих профессиональных обязанностей, так и повышению эффективности функционирования всей МАПН в целом.

На первом этапе предполагалось создание конфигурации подразделений на 30 рабочих мест СДОУ МАП Новороссийск. При этом вертикаль управления от верхнего до нижнего уровня была сформирована лишь в определенных структурных подразделениях администрации. Первый этап рассматривался администрацией в качестве пилотного проекта.

На этом этапе были автоматизированы следующие бизнес-процессы ДОУ:

  • Процесс поступления и сортировки входящей корреспонденции. Регистрация документов. Передача документов на ознакомление и исполнение вподразделения МАПН.
  • Процесс подготовки распоряжений и приказов по МАПН. Согласование исходного варианта с руководителями структурных подразделений. Утверждение приказов и распоряжений начальника МАПН. Организация процесса ознакомления с нормативными документами.
  • Оформление, согласование и подготовка документов к отправке внешним адресатам.
  • Подготовка договоров, согласование, утверждение и отправка оригинала договора исходящей корреспонденцией.
  • Подготовка, согласование, утверждение служебной записки, заявки.Формирование резолюций и поручений на исполнение.

На втором этапе во всех структурных подразделениях МАПН средствами «БОСС-Референт» были созданы вертикали управления от верхнего уровня до уровня конечных исполнителей, расположенных в Новороссийске. При этом были решены следующие задачи:

  • создание общей корпоративной системы ДОУ МАПН;
  • формирование корпоративного стандарта электронной почты и средств групповой работы в МАПН;
  • переход на безбумажный внутренний документооборот.

В настоящее время в МАП Новороссийск развернуто 100 рабочих мест системы «БОСС-Референт».

Кроме того, возможности Lotus по удаленной работе пользователей позволяют подключать к системе сотрудников, находящихся вне территории МАПН, а также территориально-удаленных подразделений администрации, не имеющих сервера LotusNotes/Domino. Для данной категории пользователей возможны два варианта работы с системой:

  • работа в постоянном соединении по модемной связи с сервером LotusNotes/Domino;
  • работа с локальными репликами БД СДОУ на удаленной станции.

В обоих вариантах в качестве каналов связи могут использоваться не только телефонные линии, но и каналы Интернета.

Место СЭД в системе управления МАПН

Составные части единой информационной системы МАПН можно представить в виде схемы (см. с. 78). Как видно из схемы, в отличие от функционально-ориентированных, «вертикальных» систем, автоматизирующих деятельность отдельных подразделений, служб, отделов МАПН, система электронного документооборота носит общий, межфункциональный характер. Ее могут использовать в своей деятельности все структурные подразделения. С другой стороны, подсистема электронного документооборота обеспечивает информационное взаимодействие между функциональными системами, являясь своеобразной «транспортной магистралью» для обмена разнородной информацией. Благодаря такому решению открытость и масштабируемость единой информационной системы организации достигается, ни в коей мере не ограничивая возможностей каждой из функциональных «вертикальных» систем.

Горизонтальный контур управления и документооборота обеспечивает сквозной процесс обработки информации (документов) в масштабе МАПН, ее связи с внешними подразделениями и потребителями информации, а также поддерживает корпоративную базу знаний.Основными задачами этого контура являются доставка сообщений (messaging), коллективная работа с документами, групповое планирование и управление, координация процессов и обмен знаниями.

Горизонтальный контур управления и документооборота включает в себя такие приложения, как электронная почта; единый адресный и телефонный справочник; учет контактов (звонки, факсы, встречи) и переписки; контроль договоров; шлюз в Интернет; экономическая информация; новости бизнеса; нормативные документы и стандарты МАПН; шаблоны документов; электронная канцелярия; контроль поручений; координация мероприятий; планирование совещаний, советов директоров и контроль выполнения решений; электронные архивы; справочная служба по обращениям клиентов; служба внутренней технической поддержки.

Важным компонентом этого контура может стать корпоративный web-сервер с интегрированными функциями документооборота для поддержки обращений клиентов в МАПН через Интернет.

Результаты

Необходимость построения автоматизированной системы документационного обеспечения управления в МАПН не вызывала сомнений с самого начала. Правильность же выбора именно «БОСС-Референт» подтвердилась в процессе в недрения и эксплуатации системы. «Уже на ранних стадиях нашего сотрудничества с „АйТи“ было ясно, что эта компания обладает высококвалифицированными специалистами, отлаженной методикой внедренияи ответственно относится к выполнению своих обязательств, - отмечает АлександрАндреев. - Не разочаровали нас и результаты. Эксплуатация системы „БОСС-Референт“ позволила автоматизировать ключевые управленческие бизнес-процессы администрации порта, создать единое информационное пространство, повысить эффективность управленческой деятельности МАПН».

Из истории…

Морская администрация порта Новороссийск была образована 9 июня 1994 года. МАПН находится в непосредственном подчинении Министерства транспорта Российской Федерации.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

В соответствии с возложенными на МАПН задачами она занимается следующей деятельностью:

  • организует и создает необходимые условия для обеспечения безопасной и удобной стоянки судов в порту и безопасности плавания в пределах зоны ответственности МАПН;
  • проводит государственную регистрацию судов, подлежащих приписке к данному порту, и выдачу судовых документов, предусмотренных Кодексом торгового мореплавания;
  • выдает предусмотренные Кодексом торгового мореплавания дипломы и квалификационные свидетельства на морские звания, подтверждения к дипломам, льготные разрешения, а также паспорта моряков;
  • разрабатывает и утверждает постановления по вопросам безопасности мореплавания, охраны государственного имущества и общественного порядка в порту, проведения в нем санитарных и противопожарных мероприятий, обязательных для всех судов, судовладельцев и других организаций, пользующихся услугами порта;
  • дает разрешение на подъем затонувшего в море имущества, а также на проведение в пределах территории и акватории порта строительных, гидротехнических и других работ;
  • расследует аварийные случаи с морскими судами в установленном порядке;
  • устанавливает режим работы лоцманских предприятий и организаций и осуществляет контроль за их деятельностью;
  • создает национальную сеть Глобальной морской системы связи при бедствиях - ГМССБ - и ведет наблюдение на частотах безопасности мореплавания;
  • устанавливает порядок захода и выхода судов в порт, осуществляет регулирование движения судов и проводку в пределах акватории порта и в зоне действия системы управления движением судов;
  • осуществляет контроль за чистотой фарватеров на каналах и акваториях порта;
  • осуществляет постоянный контроль за надлежащим содержанием всех средств навигационной обстановки на акватории и территории порта, на подходных каналах и фарватерах, обеспечивающих безопасный вход и выход судов;
  • разрабатывает мероприятия по охране водного и воздушного бассейнов порта, обязательные для всех предприятий организаций и судов, осуществляющих свою деятельность на территории и акватории порта, на подходных каналах и фарватерах;
  • осуществляет в установленном порядке лицензирование отдельных видов деятельности, связанных с морским транспортом;
  • в соответствии с типовым договором аренды, утвержденным Государственным комитетом Российской Федерации по управлению государственным имуществом, сдает в аренду предприятиям, обеспечивающим переработку грузов и обслуживание судов, государственное имущество, находящееся на балансе Учреждения;
  • осуществляет контроль за сохранностью и содержанием в надлежащем техническом состоянии государственного имущества, переданного в аренду, его эффективным использованием;
  • контролирует и обеспечивает надлежащее технико-эксплуатационное состояние морского канала, включая навигационное оборудование;
  • контролирует навигационно-гидрографическое состояние районов якорных стоянок;
  • изучает с заинтересованными организациями перспективные грузопотоки, анализирует пропускные мощности порта, совместно разрабатывает схемы и планы развития портовых и других мощностей, водных путей, а также инфраструктуры порта в увязке с прогнозом развития морского транспорта, рыболовного и других флотов;
  • осуществляет функции государственного заказчика строительства новых перегрузочных комплексов и участвует в реконструкции, модернизации и техническом перевооружении действующих;
  • содействует внедрению новой техники и технологий, направленных на совершенствование и развитие перегрузочных комплексов и систем по обеспечению безопасности судоходства;
  • взимает портовые сборы.