Excel сортировка ячеек по словам. Сортировка по нескольким столбцам в Excel

Сортировка в Excel - это функция, встроенная в офисный пакет Microsoft Office, позволяющая осуществлять аналитические исследования, быстро отыскивать требуемые показатели . Если досконально изучить, как сделать сортировку в Excel, многие задачи, сопровождаемые анализом данных, будут выполняться быстро и с абсолютной точностью.

Для поиска нужной информации применяют специальные фильтры

Анализ проделанной работы, объёмов продаж, роста прибыли, успеваемости учащихся, закупки дополнительных материалов сопровождаются выделением параметров, имеющих максимальный и минимальный показатели. Конечно, если таблица небольшая, то пользователь сумеет просто так отыскать лучший показатель. Но в тех случаях, когда Excel имеет чрезмерно большое количество строк и столбцов, без применения встроенных функций, позволяющих отсортировать таблицу, найти желаемый показатель можно, но придётся потратить большое количество рабочего времени.

Можно поступить гораздо практичнее, ознакомиться с информацией, как сортировать в Excel, и сразу приступить к практическому закреплению полученных знаний.

Фильтр по возрастанию и убыванию

Отсортировать данные по возрастанию или убыванию совсем просто. Необходимо только выяснить, сопровождается ли таблица многочисленными формулами . Если это так, то лучше всего перед тем, как сортировать данные, таблицу перенести на новый лист, что позволит избежать нарушений в формулах или случайного разрыва ссылок.

Кроме этого, запасной вариант таблицы никогда не помешает, поскольку иногда, запутавшись в собственных рассуждениях, желая вернуться к первоначальному варианту, осуществить это будет трудно, если не будет создана предварительная копия.

Итак, первоначально необходимо выделить таблицу, подлежащую проведению анализа. Далее следует перейти на новый лист, кликнуть правой кнопкой мыши, а затем кликнуть по строке «Специальная вставка». Перед пользователем на экране появится окно с параметрами, среди которых нужно выбрать параметр «Значение», после чего нажать «Ок».

Теперь дублирующий вариант создан, поэтому можно приступать к дальнейшим действиям. Чтобы полностью понять, как отсортировать таблицу в Excel по возрастанию, необходимо выделить вновь всю таблицу, затем перейти во вкладку «Данные», там среди нескольких инструментов будет находиться и желаемый «Сортировка», по которому нужно кликнуть.

В открывшемся окне параметров имеется строка «Мои данные содержат заголовки». Возле нее расположено маленькое окошко, в котором следует поставить галочку. Остаётся выставить в ниже открывшихся окнах столбец, который подлежит анализу, а также вариант желаемой сортировки: по возрастанию или убыванию. Далее соглашаемся с выставленными параметрами , после чего таблица продемонстрирует мгновенно желаемый результат, избавляя от многочасовой изнурительной работы.

Если необходимо осуществить сортировку не во всей таблице, а только в одном столбце, действия будут практически такими же, за исключением только двух моментов. Первоначально следует выделить не всю таблицу, а лишь желаемый столбик, а впоследствии, когда Excel предложит автоматически расширить диапазон, чтобы осуществить сортировку, нужно отказаться от этого, установив галочку рядом с фразой «Сортировать в пределах указанного диапазона».

Сортировка по иным параметрам

Иногда, работая в Excel, возникает необходимость отсортировать не числовые значения по возрастанию или убыванию, а несколько иные параметры, поэтому можно ознакомиться с практическими советами опытных пользователей, благодаря которым легко разобраться, как в Excel отсортировать по дате или по формату ячеек.

Установка фильтра по дате и формату

Принцип сортировки остаётся практически тем же самым. Пользователю нужно выделить таблицу, указать столбец, который подлежит анализу, после чего кликнуть по одному из предложенных действий: «Сортировать от старых к новым» или «Сортировать от новых к старым». После таких действий таблица отсортирует всю информацию или данные по дате.

Иногда очень важно осуществить такие действия повторно. В таблице встроена такая возможность. Нет необходимости повторно вводить несколько желаемых параметров, достаточно в фильтре кликнуть по элементу «Повторить повторно».

Иногда фильтр может дать сбой, но причиной, скорее всего, будет некорректное отображение некоторых форматов. В частности, если в некоторых ячейках данные будут внесены не в формате даты, то сортировка будет осуществлена не совсем правильно.

Если возникла насущная проблема отсортировать таблицу по формату ячеек, первоначально также желательно её перенести на новый лист, только теперь после нажатия правой кнопкой мыши по строке «Специальная вставка» необходимо выбрать параметр «Форматы». Тогда на новый лист будут перенесены не только все данные, но и применяемые форматы, а формулы вновь будут исключены.

Остаётся вновь зайти в фильтр, в его параметрах выбрать сортировку по цвету ячеек, далее в открывшемся цветовом окне выбрать цвет, который после сортировки должен находиться вверху или внизу. После нажатия на «Ок» таблица выдаст мгновенный результат.

Если что-то пошло не так, нужно знать, как отменить сортировку в Excel, воспользовавшись одним из двух несложных действий. Можно просто нажимать несколько раз две одновременно зажатые клавиши (Ctrl + Z) до тех пор, пока таблица не примет первоначальный вид . Если же действий было совершено много, проще отменить сортировку вторым способом, закрыв таблицу без сохранения, после чего вновь её открыть и приступить заново к работе.

Итак, работа с фильтром в Excel не представляет сложности. Достаточно единожды, опираясь на рекомендации, отсортировать данные, как впоследствии станет все понятным настолько, что вам уже будет легко самостоятельно освоить и остальные параметры фильтра.

Всем привет! Сегодня я продолжу повышать ваши навыки владения важными программами, и покажу, как сделать сортировку в excel.

Умение нужное, и если вы решили поработать с содержательной таблицей, возьмите её дубликат. Работая с оригиналом, вы рискуете нарушить точность подсчетов за счет нарушения целостности ссылок, а множественные сортировки перемешают так все данные, что вернуть начальный вариант станет проблематично. Обратите так же внимание, что присутствие объединенных ячеек недопустимо. Тут поможет их разъединение.

Как сделать сортировку в excel

Что имеет в своей функциональности excel для сортировки данных? Я покажу несколько примеров, чтобы ответить на вопрос: как сделать сортировку в excel.

Подготавливаем таблицу:

Таблица заполнена результатами, без формул. А ячейки, которые были объединены, сменились на разъединенные. Очищаем заголовки от текста, и получаем готовую для сортировки таблицу.

Для сортировки одного столбца необходимо:

Теперь мы имеем данные, которые прошли сортировку по отношению к столбцу «Чистая прибыль».

Сортировка в столбце

Сортируем один столбец, не касаясь соседних:

Вот так выглядит отсортированный столбец:

Сортируем в EXCEL по цвету ячейки

Возможности сортировки настолько широки, что возможно это сделать даже учитывая цвет ячейки. Создание отдельной таблицы подразумевает не только копирование данных, но и их формат. Необходимо:

Разделяем при наличии объединенные ячейки.

Сортируем по цветам.

Делаем выделение таблицы. Выбираем через «Данные», «Сортировка».

Заходим в параметры, отмечаем «Мои данные содержат заголовки столбцов». Подтверждаем кнопкой «Ок».


Вверху располагается худшая прибыль.


Надеюсь, вы разобрали и хорошо усвоили урок о том, как сделать сортировку в excel. Жду вас на следующих уроках.

Как сделать сортировку в excel

В большинстве случаев работы с данными они организованны вертикально, поэтому когда подразумевается обработка имеется ввиду именно вертикальная обработка данных, включая сортировку. Т.е. если нужно отсортировать числа по возрастанию, подразумевается, что вверху списка будут числа с минимальными значениями, а внизу списка с максимальными. Именно с такой “вертикальной” организацией данных и связана чрезвычайная популярность (относительно той же ).

В этом материале мы не рассматриваем стандартную “вертикальную” сортировку, ей уделено достаточно внимания как на просторах интернета, так и в нашем . В курсе мы рассмотрели сортировку по одному, нескольким критериям, а также, сортировку с учетом атрибутов ячеек.

Но, все-таки, как отсортировать ячейки Excel по горизонтали ? Для горизонтальной сортировки в Excel припасено несколько вариантов, которые дополняют друг друга:

1. С помощью стандартного механизма настраиваемой сортировки: Вкладка “Главная”/ группа “Редактирование”/ команда “Сортировка и фильтр”/ “Настраиваемая сортировка”. Далее, в параметрах выбираем сортировку по столбцам диапазона.

Плюсы такого варианта сортировки в том что можно сортировать Любой тип информации (как числа, так и текст). Минус такого варианта заключается в том, что если нужно отсортировать большое количество данных, придется каждую отдельную строку настраивать отдельно.

1. С помощью функций или . Данный способ решает проблему большого количества данных по вертикали, умело оперируя , можно запросто сделать горизонтальную сортировку для большого количества данных. Но у этого способа есть один существенный недостаток, который, кстати, отсутствует в первом варианте, – это возможность сортировки только числовой информации. Да, к сожалению, для текста не подойдет.

1. С помощью механизма . Мы уже неоднократно использовали данный инструмент при решении конкурсных заданий ExcelWorldChamp и . На первый взгляд решение может показаться громоздким, однако, по мере освоения Power Query, можно привыкнуть. А, если вы планируете заниматься обработкой данных в Excel, то без использования данного инструмента сейчас просто нельзя.

Используем горизонтальную сортировку с помощью Power Query

Для совершения каких либо манипуляций в Power Query данные необходимо предварительно загрузить. На вкладке данные, в зависимости от типа источника данных пользуемся соответствующей командой. В нашем, простом случае, – это “Из таблицы/диапазона”.

В самом окне редактора Power Query переходим на вкладку “Добавление столбца”, команда “Настраиваемый столбец”. В диалоговом окне настройки столбца вводим функцию List.Sort(), в качестве аргументов передаем столбцы. По умолчанию функция сортируем по возрастанию, поэтому этот опциональный параметр нужно обязательно указывать, если сортировка нужна в убывающем порядке.

List.Sort({[Столбец1],[Столбец2],[Столбец3],[Столбец4],[Столбец5],[Столбец6],[Столбец7]}, Order.Ascending)

что равноценно

List.Sort({[Столбец1],[Столбец2],[Столбец3],[Столбец4],[Столбец5],[Столбец6],[Столбец7]})

а вот формула для убывающего порядка

List.Sort({[Столбец1],[Столбец2],[Столбец3],[Столбец4],[Столбец5],[Столбец6],[Столбец7]}, Order.Descending)

Поскольку результатом получается элемент типа список, нужно определиться с дальнейшими действиями сортировки, если нужно получить столбец со значениями, выбираем опцию “Развернуть в новые строки”, однако, если идет сортировка для большого количества данных, лучше воспользоваться опцией “Извлечь значения…”. При извлечении значений все они извлекаются в одну ячейку с определенным разделителем (ну или без). Если потом возникнет необходимость разнести значения по ячейкам сделать это можно несколькими способами, мы их рассмотрели в данном , однако, лучшим вариантом будет воспользоваться командой “Разделить столбец” вкладки “Главная” в самом Power Query.

Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.

Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.

Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.

Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».

Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.

Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».

Список перестраивается в обратном порядке.

Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).

Настраиваемая сортировка

Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.

А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».

После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».

В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:

• Значения;
• Цвет ячейки;
• Цвет шрифта;
• Значок ячейки.

Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.

В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».

Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».

Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».

Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.

Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».

В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».

Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.

Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.

Фильтр

Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.

Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.

Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.

Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.

Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».

Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.

Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».

Как видим, остались только нужные нам данные.

Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».

Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».

Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.

Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».

Умная таблица

Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».

Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».

После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».

Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».

После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».

Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.

При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».

Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.

В этой статье я покажу Вам, как в Excel выполнить сортировку данных по нескольким столбцам, по заголовкам столбцов в алфавитном порядке и по значениям в любой строке. Вы также научитесь осуществлять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Думаю, всем известно, как выполнить сортировку по столбцу в алфавитном порядке или по возрастанию / убыванию. Это делается одним нажатием кнопки А-Я (A-Z) и Я-А (Z-A) в разделе Редактирование (Editing) на вкладке Главная (Home) либо в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data):

Однако, сортировка в Excel имеет гораздо больше настраиваемых параметров и режимов работы, которые не так очевидны, но могут оказаться очень удобны:

Сортировка по нескольким столбцам

Я покажу Вам, как в Excel сортировать данные по двум или более столбцам. Работа инструмента показана на примере Excel 2010 – именно эта версия установлена на моём компьютере. Если Вы работаете в другой версии приложения, никаких затруднений возникнуть не должно, поскольку сортировка в Excel 2007 и Excel 2013 работает практически так же. Разницу можно заметить только в расцветке диалоговых окон и форме кнопок. Итак, приступим…

Сортировать данные по нескольким столбцам в Excel оказалось совсем не сложно, правда? Однако, в диалоговом окне Сортировка (Sort) кроется значительно больше возможностей. Далее в этой статье я покажу, как сортировать по строке, а не по столбцу, и как упорядочить данные на листе в алфавитном порядке по заголовкам столбцов. Вы также научитесь выполнять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Сортировка данных в Excel по заголовкам строк и столбцов

Я полагаю, что в 90% случаев сортировка данных в Excel выполняется по значению в одном или нескольких столбцах. Однако, иногда встречаются не такие простые наборы данных, которые нужно упорядочить по строке (горизонтально), то есть изменить порядок столбцов слева направо, основываясь на заголовках столбцов или на значениях в определённой строке.

Вот список фотокамер, предоставленный региональным представителем или скачанный из интернета. Список содержит разнообразные данные о функциях, характеристиках и ценах и выглядит примерно так:

Нам нужно отсортировать этот список фотокамер по наиболее важным для нас параметрам. Для примера первым делом выполним сортировку по названию модели:

В результате сортировки у Вас должно получиться что-то вроде этого:

В рассмотренном нами примере сортировка по заголовкам столбцов не имеет серьёзной практической ценности и сделана только для того, чтобы продемонстрировать Вам, как это работает. Таким же образом мы можем сделать сортировку нашего списка фотокамер по строке, в которой указаны размеры, разрешение, тип сенсора или по любому другому параметру, который сочтём более важным. Сделаем ещё одну сортировку, на этот раз по цене.

Наша задача – повторить описанные выше шаги 1 – 3. Затем на шаге 4 вместо строки 1 выбираем строку 4 , в которой указаны розничные цены (Retail Price). В результате сортировки таблица будет выглядеть вот так:

Обратите внимание, что отсортированы оказались данные не только в выбранной строке. Целые столбцы меняются местами, но данные не перемешиваются. Другими словами, на снимке экрана выше представлен список фотокамер, расставленный в порядке от самых дешёвых до самых дорогих.

Надеюсь, теперь стало ясно, как работает сортировка по строке в Excel. Но что если наши данные должны быть упорядочены не по алфавиту и не по возрастанию / убыванию?

Сортировка в произвольном порядке (по настраиваемому списку)

Если нужно упорядочить данные в каком-то особом порядке (не по алфавиту), то можно воспользоваться встроенными в Excel настраиваемыми списками или создать свой собственный. При помощи встроенных настраиваемых списков Вы можете сортировать, к примеру, дни недели или месяцы в году. Microsoft Excel предлагает два типа таких готовых списков – с сокращёнными и с полными названиями.

Предположим, у нас есть список еженедельных дел по дому, и мы хотим упорядочить их по дню недели или по важности.

Готово! Теперь домашние дела упорядочены по дням недели:

Замечание: Если Вы планируете вносить изменения в эти данные, помните о том, что добавленные новые или изменённые существующие данные не будут отсортированы автоматически. Чтобы повторить сортировку, нажмите кнопку Повторить (Reapply) в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data).

Как видите, сортировка данных в Excel по настраиваемому списку – задача вовсе не сложная. Ещё один приём, которому мы должны научиться – сортировка данных по собственному настраиваемому списку.

Сортировка данных по собственному настраиваемому списку

В нашей таблице есть столбец Priority – в нём указаны приоритеты задач. Чтобы упорядочить с его помощью еженедельные задачи от более важных к менее важным, выполним следующие действия.

Повторите шаги 1 и 2 из предыдущего примера. Когда откроется диалоговое окно Списки (Custom Lists), в одноимённом столбце слева нажмите НОВЫЙ СПИСОК (NEW LIST) и заполните нужными значениями поле Элементы списка (List entries). Внимательно введите элементы Вашего списка именно в том порядке, в котором они должны быть расположены в результате сортировки.

Нажмите Добавить (Add), и созданный Вами список будет добавлен к уже существующим. Далее нажмите ОК .

Вот так выглядит наш список домашних дел, упорядоченных по важности: